Privacyverklaring

1. Inleiding

Dutch Research Company hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van iedereen die met onze organisatie in contact komt. Wij verwerken persoonsgegevens op een zorgvuldige, transparante en veilige wijze en uitsluitend in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als onafhankelijk onderzoeksbureau voeren wij onder meer klanttevredenheidsonderzoeken, medewerkerstevredenheidsonderzoeken, cliënttevredenheidsonderzoeken en thematische onderzoeken uit. Daarbij verwerken wij uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het betreffende onderzoek of voor onze dienstverlening. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

2. Wie is Dutch Research Company?

Dutch Research Company is een onafhankelijk Nederlands onderzoeksbureau dat organisaties ondersteunt bij het verzamelen, analyseren en interpreteren van betrouwbare onderzoeksgegevens. Wij voeren onderzoek uit voor organisaties in uiteenlopende sectoren, waaronder de zorg, overheid, het onderwijs, het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties.

Afhankelijk van de aard van de dienstverlening treedt Dutch Research Company op als:

– verwerkingsverantwoordelijke, wanneer wij zelfstandig bepalen voor welk doel en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt; of
– verwerker, wanneer wij persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht van een opdrachtgever.

Indien Dutch Research Company persoonsgegevens verwerkt als verwerker, gebeurt dit uitsluitend op basis van schriftelijke afspraken met de opdrachtgever, waaronder – indien vereist – een verwerkersovereenkomst.

3. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen van wie Dutch Research Company persoonsgegevens verwerkt, waaronder:

– respondenten die deelnemen aan een onderzoek;
– opdrachtgevers en contactpersonen van opdrachtgevers;
– bezoekers van onze website;
– personen die contact met ons opnemen;
– leveranciers en zakelijke relaties;
– sollicitanten.

Afhankelijk van uw relatie met Dutch Research Company kunnen verschillende onderdelen van deze privacyverklaring op u van toepassing zijn.

4. Persoonsgegevens van respondenten

Dutch Research Company verwerkt persoonsgegevens van respondenten uitsluitend voor het uitvoeren van onderzoek. In veel gevallen ontvangen wij de contactgegevens van respondenten van onze opdrachtgever. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige verstrekking van deze gegevens aan Dutch Research Company. Indien u hierover vragen heeft, kunt u zich zowel tot de opdrachtgever als tot Dutch Research Company wenden.

De AVG staat toe dat persoonsgegevens onder voorwaarden worden verwerkt voor statistische en onderzoeksdoeleinden. Hierdoor kunnen persoonsgegevens die oorspronkelijk voor een ander doel zijn verzameld, onder voorwaarden worden gebruikt voor wetenschappelijk, statistisch of marktonderzoek. Dutch Research Company verwerkt deze gegevens uitsluitend binnen de kaders van de AVG en uitsluitend voor het overeengekomen onderzoeksdoel.

Deelname aan onze onderzoeken is altijd vrijwillig. U bepaalt zelf of u wilt deelnemen en u kunt uw deelname op ieder moment beëindigen, tenzij de gegevens inmiddels zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet meer tot u kunnen worden herleid.

Afhankelijk van het onderzoek kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

– naam en contactgegevens;
– e-mailadres en telefoonnummer;
– woonplaats of postcode;
– leeftijd of leeftijdscategorie;
– geslacht;
– functie of afdeling;
– organisatie waarvoor u werkzaam bent;
– antwoorden die u tijdens het onderzoek verstrekt;
– technische gegevens die noodzakelijk zijn voor een veilige uitvoering van het onderzoek, zoals IP-adres of apparaatgegevens, voor zover dit noodzakelijk is om misbruik te voorkomen of de kwaliteit van het onderzoek te waarborgen.

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van het onderzoek. Waar mogelijk worden onderzoeksgegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd. De onderzoeksresultaten worden in beginsel uitsluitend op geaggregeerd niveau gerapporteerd. Dit betekent dat individuele respondenten niet herkenbaar zijn in de rapportages. Alleen wanneer u hiervoor vooraf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of wanneer hiervoor een wettelijke verplichting bestaat, kunnen persoonsgegevens of individuele antwoorden worden gedeeld.

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor onderzoeksdoeleinden. Dutch Research Company gebruikt uw gegevens niet om u commerciële aanbiedingen te doen, producten of diensten te verkopen of u namens opdrachtgevers te benaderen voor marketingdoeleinden.

Dutch Research Company treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of andere vormen van onrechtmatige verwerking. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het onderzoeksdoel of zolang een wettelijke bewaartermijn dit vereist. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, zodat zij niet langer tot een persoon kunnen worden herleid.

Indien een onderzoek zich richt op kinderen of jongeren jonger dan 16 jaar, worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, voor zover de wet dit vereist. Dutch Research Company neemt in dergelijke onderzoeken aanvullende maatregelen om de privacy van minderjarigen te beschermen.

5. Persoonsgegevens van opdrachtgevers en contactpersonen

Dutch Research Company verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) opdrachtgevers en contactpersonen voor het aangaan, uitvoeren en onderhouden van zakelijke relaties. Hierbij verwerken wij uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering.

Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

– naam;
– functie;
– organisatie;
– adresgegevens;
– e-mailadres;
– telefoonnummer;
– correspondentie;
– factuur- en betaalgegevens;
– overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Deze persoonsgegevens verwerken wij voor de volgende doeleinden:

– het opstellen en uitbrengen van offertes;
– het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
– projectcommunicatie;
– facturatie en financiële administratie;
– het beantwoorden van vragen of verzoeken;
– het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
– het onderhouden van de zakelijke relatie.

Dutch Research Company verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor bovengenoemde doeleinden en bewaart deze niet langer dan noodzakelijk is of wettelijk verplicht is. Gegevens die onderdeel uitmaken van de financiële administratie worden bewaard overeenkomstig de wettelijke fiscale bewaartermijnen.

Indien u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of het contactformulier op onze website, gebruiken wij uw persoonsgegevens uitsluitend om uw vraag of verzoek te behandelen en om, indien nodig, vervolgcontact met u op te nemen.

6. Bezoek aan onze website

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verwerkt. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om:

– uw IP-adres;
– het type browser;
– het besturingssysteem;
– bezochte pagina’s;
– datum en tijd van het bezoek;
– technische informatie over het gebruikte apparaat.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het goed laten functioneren van de website, het beveiligen van onze systemen, het analyseren en verbeteren van de prestaties van de website en het verkrijgen van geanonimiseerde bezoekersstatistieken.

Dutch Research Company gebruikt deze gegevens niet om individuele bezoekers te identificeren, tenzij dit noodzakelijk is om misbruik, beveiligingsincidenten of fraude te onderzoeken.

7. Rechtsgronden voor verwerking

Dutch Research Company verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

– de uitvoering van een overeenkomst;
– een wettelijke verplichting;
– een gerechtvaardigd belang;
– de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, indien deze vereist is.

Voor marktonderzoek en statistisch onderzoek kan Dutch Research Company persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of een andere toepasselijke grondslag zoals bedoeld in de AVG. Daarbij wordt steeds een zorgvuldige belangenafweging gemaakt en worden passende maatregelen getroffen om de privacy van betrokkenen te beschermen. Indien toestemming de grondslag vormt voor de verwerking, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Dutch Research Company behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en verstrekt deze uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, indien hiervoor een wettelijke verplichting bestaat of wanneer de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven.

Voor de uitvoering van onderzoeksprojecten kan Dutch Research Company gebruikmaken van externe dienstverleners, zoals leveranciers van enquête- en onderzoekssoftware, hostingpartijen, ICT-dienstverleners en andere verwerkers. Met deze partijen worden, voor zover wettelijk vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten waarin passende afspraken zijn gemaakt over de beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.

Dutch Research Company verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden en verstrekt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden of direct marketing.

Persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend wanneer wordt voldaan aan de voorwaarden uit hoofdstuk V van de AVG en passende waarborgen zijn getroffen om een gelijkwaardig beschermingsniveau te waarborgen.

Indien Dutch Research Company onderzoeksresultaten aan opdrachtgevers verstrekt, gebeurt dit in beginsel uitsluitend in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm, zodat individuele respondenten niet kunnen worden geïdentificeerd. Slechts indien dit vooraf is overeengekomen, hiervoor een wettelijke grondslag bestaat of de betrokkene daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend, kunnen persoonsgegevens of individuele onderzoeksgegevens worden verstrekt.

9. Bewaartermijnen

Dutch Research Company bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of verwerkt. Daarbij houden wij rekening met de aard van de persoonsgegevens, de wettelijke bewaartermijnen en de belangen van betrokkenen.

Voor onderzoeksprojecten hanteren wij in beginsel de volgende bewaartermijnen:

– Contactgegevens van respondenten en onderzoeksbestanden die herleidbare persoonsgegevens bevatten worden uiterlijk zes maanden na afronding van het onderzoek verwijderd, tenzij een kortere bewaartermijn met de opdrachtgever is overeengekomen of een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.
– Onderzoeksresultaten die volledig zijn geanonimiseerd en niet langer tot individuele personen kunnen worden herleid, kunnen maximaal tien jaar worden bewaard ten behoeve van benchmarkontwikkeling, trendanalyses, kwaliteitsverbetering en historisch onderzoek.
– Projectdossiers, offertes, overeenkomsten en correspondentie met opdrachtgevers worden maximaal zeven jaar na afronding van de overeenkomst bewaard, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn van toepassing is.
– Gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële administratie, waaronder facturen en betaalgegevens, worden zeven jaar bewaard overeenkomstig de fiscale bewaarplicht.
– Contactverzoeken die via de website, e-mail of telefonisch worden ingediend, worden uiterlijk twee jaar na afhandeling van het verzoek verwijderd, tenzij hieruit een overeenkomst voortvloeit.
– Sollicitatiegegevens worden uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om deze gegevens maximaal één jaar te bewaren voor toekomstige vacatures.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens zorgvuldig verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet langer tot een natuurlijke persoon kunnen worden herleid. Geanonimiseerde gegevens kunnen uitsluitend worden bewaard en gebruikt voor statistische doeleinden, benchmarkontwikkeling, kwaliteitsverbetering en andere onderzoeksdoeleinden waarbij identificatie van personen niet meer mogelijk is.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Dutch Research Company neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te waarborgen, maken wij onder meer gebruik van:

beveiligde verbindingen (SSL/TLS) voor onze website en digitale onderzoeksomgevingen;
sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, meerfactorauthenticatie (MFA);
autorisaties op basis van functies, waardoor uitsluitend bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens;
versleutelde opslag van persoonsgegevens indien de aard van de gegevens daarom vraagt;
actuele antivirus- en beveiligingssoftware;
periodieke beveiligingsupdates van systemen en software;
logging van toegang tot systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt;
beveiligde back-ups om verlies van gegevens te voorkomen.

Alle medewerkers en ingeschakelde derden die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht en verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Indien zich ondanks onze beveiligingsmaatregelen een datalek voordoet, handelen wij overeenkomstig de AVG. Indien vereist melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor hun rechten en vrijheden.

11. Uw rechten

Wanneer Dutch Research Company uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot deze verwerking.

U kunt ons verzoeken om:

– inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
– onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
– uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
– de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken;
– bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
– uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te dragen aan een andere organisatie, voor zover de wet hierin voorziet.

Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment waarop de toestemming is ingetrokken.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Dan kunt u contact opnemen via info@dutchresearchcompany.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Wij reageren uiterlijk binnen één maand op uw verzoek. Indien uw verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken gelijktijdig worden ingediend, kunnen wij deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden verlengen. In dat geval informeren wij u tijdig.

Verwerken wij uw persoonsgegevens uitsluitend namens één van onze opdrachtgevers? Dan kunnen wij uw verzoek doorsturen naar deze opdrachtgever, omdat deze in dat geval als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor de verdere afhandeling.

Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen tot een passende oplossing kunnen komen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Cookies

Dutch Research Company maakt op haar website gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren, de veiligheid te waarborgen en inzicht te verkrijgen in het gebruik van de website. Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over het gebruik van cookies en vragen wij, indien wettelijk vereist, toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen via de instellingen van uw browser of via de cookiebanner op onze website. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies gevolgen kan hebben voor de werking van de website.

13. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Dutch Research Company behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen indien wijzigingen in wet- en regelgeving, onze dienstverlening of de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd beschikbaar via onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij betrokkenen, indien wettelijk vereist, hierover op passende wijze informeren. Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van de wijze waarop Dutch Research Company met persoonsgegevens omgaat.

14. Contactgegevens

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de wijze waarop Dutch Research Company persoonsgegevens verwerkt of wilt u gebruikmaken van één van uw rechten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? Neem dan gerust contact met ons op.

Contactgegevens

Dutch Research Company B.V.
Distelvlinder 2
3734 AA, Den Dolder

E-mailadres: info@dutchresearchcompany.nl